Debitoren und Kreditoren in der Buchhaltung

Die Buchhaltung ist ein bedeutender Faktor für jedes Unternehmen. Schließlich müssen die Geschäftsprozesse genau dokumentiert werden. Eine wichtige Aufgabe der Buchhaltung besteht in der Verwaltung von Debitoren und Kreditoren, sodass diesen eine wichtige Rolle zukommt.

Die Funktion der Debitoren

Als Debitoren bezeichnet man Geschäftspartner oder Kunden, die dem Betrieb Geld schulden. In der Regel entstehen diese Schulden aus noch offenen Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen oder Waren. Dementsprechend stellen Debitoren quasi eine Art Vermögenswert dar, der in Zukunft Geld einbringen wird. Damit das Unternehmen jedoch auch wirklich pünktliche Zahlungen erhält, ist eine effiziente Verwaltung der Debitoren erforderlich.

Hierzu zählen die folgenden Tätigkeiten:
•    Rechnungserstellung
•    Überwachung offener Beträge
•    Mahnwesen
•    Kundenkommunikation

Debitoren spielen für Unternehmen vor allem deshalb eine so große Rolle, weil sie direkte Auswirkungen auf die Liquidität einer Firma haben. Wenn die offenen Beträge besonders lange nicht bezahlt werden, kann dies die Liquidität stark einschränken. Das wirkt sich negativ auf das Unternehmen aus, welches dann über einen längeren Zeitraum weniger Kapital zur Verfügung hat. Ein effektives Management der Debitoren ist daher unerlässlich, um sicherzustellen, dass es zu möglichst wenig Zahlungsausfällen kommt.

Welche Rolle Kreditoren spielen

Bei Kreditoren handelt es sich um Dienstleister und Lieferanten, die einem Unternehmen Waren und Dienstleistungen zur Verfügung stellen. Dementsprechend sind Kreditoren das genaue Gegenteil von Debitoren. Sie schulden der Firma kein Geld, sondern stellen eine Verbindlichkeit dar, die das Unternehmen zahlen muss. Sowohl natürliche als auch juristische Personen können Kreditoren sein. Zu den Kreditoren zählen unter anderem:
•    Finanzämter
•    Lieferanten, die Materialien für die Produktion liefern
•    Dienstleister, wie Agenturen
•    Telekommunikationsanbieter
•    Banken, wenn ein Kredit aufgenommen wird

Kreditorenrechnung

Im Gegensatz zu einer gewöhnlichen Rechnung wird die Kreditorenrechnung nicht sofort beglichen. Das bedeutet, dass der Kreditor mit seiner erbrachten Leistung in Vorleistung geht. Dabei kann diese Form der Rechnung einmalig oder regelmäßig zum Einsatz kommen.

Kreditorenlaufzeit

Unter der sogenannten Kreditorenlaufzeit versteht man den Zeitraum, der zwischen Eingang der Rechnung und Fälligkeit der Zahlung liegt. Die gesetzliche Zahlungsfrist liegt bei 30 Tagen. Innerhalb dieses Zeitrahmens müssen Rechnungen vom Gesetz her beglichen werden, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Kreditoren dürfen allerdings auch kürzere Laufzeiten festlegen. Ist auf der Rechnung ein bestimmtes Datum als Zahlungsziel angegeben, dann muss die Rechnung bis dahin beglichen sein. Ansonsten gilt dies als Zahlungsverzug.

Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung stellt sicher, dass die Rechnungen von Lieferanten korrekt erfasst und gebucht werden. Auf diese Weise werden keine Verbindlichkeiten übersehen, sodass alle ausstehenden Rechnungen fristgerecht beglichen werden können. Zudem müssen die Rechnungen für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren archiviert werden.

Management der Kreditoren

Jedes Unternehmen sollte über ein effektives Kreditorenmanagement verfügen, das sich um die Beziehungen zu Lieferanten kümmert und dafür sorgt, dass die Zahlungen fristgerecht eingehen. Ein gutes Kreditorenmanagement kann positive Auswirkungen auf Rabatte und Preisverhandlungen haben.

Die Wichtigkeit von Working Capital

Statt von Working Capital spricht man auch vom sogenannten Betriebskapital. Hierbei handelt es sich um die Differenz zwischen den kurzfristigen Verbindlichkeiten (wie Kreditoren) und den kurzfristigen Vermögensgegenständen (wie Debitoren). Dementsprechend gibt das Working Capital einen Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens und dessen Liquidität.

Das Betriebskapital optimieren

Optimierungen des Working Capitals sind ein zentrales Ziel von so ziemlich jedem Unternehmen, da es die Liquidität des Unternehmens beeinflusst. Dabei kann die Liquidität aufseiten der Debitoren verbessert werden, indem Anreize für beschleunigte Zahlungseingänge gesetzt werden. So ist unter anderem die Gewährung von Rabatten möglich, wenn die Zahlung der Debitoren besonders schnell erfolgt. Bei den Kreditoren lässt sich eine Optimierung der Liquidität dadurch erreichen, indem kürzere Zahlungsziele ausgegeben werden. Die Vorgaben sollten allerdings nicht so schwer zu erfüllen sein, dass sich hierdurch die Beziehung zu den Kreditoren verschlechtert.Sollte es an Liquidität mangeln, kann unter Umständen eine Unternehmenskreditfinanzierung durch Nicht-Banken Abhilfe schaffen.

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